Alleen ga je sneller, samen kom je verder

Abstract

Samenwerking is van cruciaal belang voor elke organisatie. Communicatie is hierbij belangrijk, aangezien goede interne communicatie nodig is om effectief samen te werken. Informatievoorziening, onderlinge afhankelijkheid en effectief gebruik van communicatieplatforms zijn van belang bij samenwerking.

Hoewel de subteams MO, VG en W&I elk een specifieke focus hebben, communiceren zij naar een overlappende doelgroep: inwoners die hulp nodig hebben om dezelfde kansen te krijgen als anderen. Het zou waardevol kunnen zijn voor de kwaliteit van de communicatie naar die doelgroep om de teams MO, VG en W&I samen te laten werken. Toch worden communicatieopdrachten van deze drie organisatieonderdelen los van elkaar behandeld en uitgevoerd. Dit vergroot het risico op dubbel werk, tegenstrijdige uitingen of een overvloed aan informatie richting de doelgroep.

De gemeente Utrecht heeft mij gevraagd om de samenwerking tussen de communicatieadviseurs voor MO, VG en W&I te onderzoeken en adviezen op te stellen om deze te verbeteren. Om dit te doen heb ik drie deelonderzoeken uitgevoerd: interviews met leiding- en richtinggevenden van het team, focusgroepen met de communicatieadviseurs van MO, VG en W&I en een analyse van de gebruikte communicatieplatforms.

De resultaten van deze deelonderzoeken laten zien dat een aantal obstakels de samenwerking tussen de subteams in de weg staat: silovorming die zorgt voor versplinterd opdrachtgeverschap, te weinig expliciete kennis over de raakvlakken tussen de subteams en elkaars takenpakketten, verschillen in werkwijze tussen subteams en onregelmatig contact met collega’s van andere subteams staan samenwerking in de weg.

De communicatieadviseurs van MO, VG en W&I hebben een aantal behoeften om samenwerking te verbeteren: Zij willen graag meer inzicht in elkaars werkzaamheden en talenten. Ook zijn duidelijkere afspraken over samenwerking, werkwijzen en platformgebruik gewenst. Tot slot hebben de teamleden behoefte aan overlegvormen met deelnemers met vergelijkbare takenpakketten, zodat de besproken informatie zo relevant mogelijk is voor alle deelnemers.

Er is een gevarieerd aanbod aan rijke, minder rijke, synchrone, minder synchrone, digitale en non-digitale communicatieplatforms beschikbaar om deze obstakels te verhelpen en behoeften te vervullen. Een analyse van deze communicatieplatforms mondt in combinatie met de obstakels en behoeften uit in een aantal adviezen om samenwerking te verbeteren door communicatieplatforms effectiever te gebruiken